予実管理（Budget vs. Actual Management）は、企業の予算実行状況を把握し、計画と実績の差異を分析・管理するプロセスです。
1. ナレッジベース（Knowledge Base） #
予実管理の目的 #
- 予算の遵守: 予算に基づいた支出を確保し、組織の財務状況を維持する。
- 業績評価: 各部門の業績を評価し、成果に基づく改善策を提案する。
- リスク管理: 予算超過や不足のリスクを早期に発見し、適切な対策を講じる。
予実管理の主要要素 #
- データ収集: 実績データの定期的な収集と整理。
- 差異分析: 予算と実績の差異を明確にし、原因を分析。
- 報告書の作成: 定期的な報告書を作成し、経営陣に報告。
2. ワークフロー（Workflow） #
以下は、予実管理プロセスの具体的なワークフローです。
ステップ 1: 予算データの準備 #
- 予算案の確定
- 各部門からの予算案を収集し、最終的な予算を確定。
- 実績データの収集方法の確立
- 実績データの収集方法と頻度を決定（例: 月次、四半期ごと）。
ステップ 2: 実績データの収集 #
- 実績データの収集
- 各部門からの実績データを定期的に収集し、中央のデータベースに格納。
- 収集したデータの整理
- 収集したデータを分析しやすい形に整理（例: スプレッドシート、ダッシュボード）。
ステップ 3: 予実分析 #
- 予算と実績の比較
- 予算と実績を比較し、差異を特定。
- 差異の原因分析
- 差異の原因を分析し、具体的な要因を特定（例: 市場環境の変化、コストの予測ミスなど）。
ステップ 4: 報告書の作成 #
- 定期的な報告書の作成
- 予実管理の結果をまとめた報告書を作成。
- 経営陣への報告
- 経営陣に報告書を提出し、状況を説明。
ステップ 5: 改善策の提案 #
- 改善策の策定
- 差異が発生した原因に基づいて改善策を提案。
- アクションプランの実行
- 改善策を実行し、実績の改善を図る。
ステップ 6: モニタリングとフィードバック #
- 進捗のモニタリング
- 改善策の実行状況をモニタリングし、定期的にフォローアップ。
- フィードバックの収集
- 各部門からのフィードバックを受け取り、必要な調整を行う。
3. 成功の指標 #
- 予算遵守率
- 実績が予算内でどれだけ維持されているかを示す。
- 差異分析の正確性
- 予算と実績の差異の分析が正確かつ迅速に行われているか。
- 改善策の効果
- 提案した改善策が実績にどの程度影響を与えたか。
4. 注意事項 #
- 透明性の確保
- 予実管理のプロセスを透明にし、全社的な理解を得る。
- 柔軟性の確保
- 市場や業務環境の変化に応じて、予実管理プロセスを見直す柔軟性を持つ。